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S’organiser efficacement au travail.

Pour commencer, au delà d’améliorer son efficacité professionnelle et de bien gérer son temps, s’organiser efficacement au travail permet d’éviter la dispersion, la procrastination et de mieux gérer son stress.

Une organisation professionnelle est efficace si elle permet d’atteindre ses objectifs, sans fatigue supplémentaire ni efforts démesurés.

Bien sûr, pour optimiser son organisation personnelle, il faut y consacrer un peu de temps ! Mais à terme, ce temps passé permettra d’en gagner dans la réalisation des tâches.

Pour accroitre son efficacité, une organisation doit donc rester simple et pratique à mettre en œuvre.

Pas la peine de se lancer dans une usine à gaz sous peine de voir sa motivation s’essouffler au fur et à mesure du temps ! L’objectif est de s’organiser efficacement de façon pérenne et de mieux gérer son temps.

Alors, comment gérer efficacement sont temps de travail et améliorer son efficacité ?

S’organiser efficacement au travail passe par une planification de ses tâches et une bonne gestion du temps.

1.      Déterminer vos objectifs pour augmenter voter efficacité

Tout d’abord, pour s’organiser efficacement, vous devez en premier lieu vous fixer des objectifs à atteindre.

Afin de vous y aider, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

Quel est le but à atteindre ?

Qu’est-ce que vous voulez obtenir ?

En quoi est-ce important pour vous d’atteindre cet objectif ?

Un objectif bien défini répondra aux critères suivants (appelé aussi SMART) :

S comme Spécifique : votre objectif doit être précis et simple, compréhensible par tous et énoncé positivement.

M comme Mesurable : il doit être quantifiable ou qualifiable avec une valeur ou un critère à atteindre.

A comme Atteignable : il doit être à votre portée, dans la limite de vos ressources, de vos compétences et de votre disponibilité.

R comme Réaliste : il doit être pertinent, réaliste et rentable.

T comme défini dans le Temps : avec une fin clairement définie par une date ou un repère dans le temps.

Ensuite, j’ajouterai pour ma part qu’il doit avoir du sens pour vous et être en cohérence avec vos valeurs.

Se fixer des objectifs qui n’ont pas de sens, c’est comme obéir à un ordre sans en comprendre l’intérêt ! L’être humain est ainsi fait qu’il cherche des explications à ce qu’il réalise. Il a besoin d’agir en cohérence avec ses valeurs pour se sentir totalement aligné entre ses besoins et ce qu’il réalise. C’est ainsi qu’il est le plus performant et le plus motivé !

2.      Définir vos priorités

Maintenant que vous avez défini votre destination finale, vous allez devoir identifier les différentes tâches à réaliser pour atteindre votre objectif.

Pour cela, il faut d’abord commencer par établir une liste de tâches à accomplir.

Ensuite, il est essentiel de mettre un peu d’ordre dans cette liste et de prioriser vos tâches.

Pour gérer vos priorités, il vous faudra identifier les tâches urgentes et importantes, et celles moins urgentes et moins importantes. Pour cela, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, qui est un outil très efficace en matière de gestion des priorités.

Ainsi vous pourrez hiérarchiser vos priorités.

3.      Planifier vos tâches pour organiser votre temps

Vous savez où vous allez, vous savez ce que vous devez faire pour y arriver, maintenant il vous reste à planifier vos tâches dans l’ordre de priorité et d’enchainement !

Alors, pour gérer efficacement sont temps, rien de tel qu’un planning !

Etablissez votre planning, sur papier, agenda ou tout autre outil informatique (tableur ou outil de planification).

Pour commencer, pour chaque tâche à planifier, demandez-vous :

A quelle autre tâche celle-ci est-elle liée ?

Y a-t-il une tâche à réaliser avant qui empêcherait sa réalisation ?

Quelle(s) autre(s) tâche(s) sa réalisation impacte-t-elle ?

Quelle est la durée de réalisation de cette tâche ?

Y a-t-il une échéance à respecter ?

De quelles ressources avez-vous besoin pour réaliser cette tâche ?

De matériel, de moyens humains, de moyens financiers ?

Ces ressources sont-elles disponibles ? Si non, quand et comment pourriez-vous obtenir ces ressources ?

Ensuite, pour que votre planning soit le plus réaliste et fiable possible, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

Prévoyez des marges entre chaque tâche à réaliser (entre 30% et 40% de temps en plus) pour prendre en compte les distractions et les imprévus que vous pourriez rencontrer (appel, sollicitation extérieure, pause-café, etc)

Regrouper les tâches similaires qui peuvent l’être (même endroit de RDV, même ressource, etc) afin d’optimiser votre planning et de gagner en efficacité.

Vérifiez régulièrement la durée réelle de réalisation de vos tâches et mettez à jour votre planning en fonction de ces durées. Cela vous évitera des décalages importants dans votre planning, entre ce que vous aurez prévu et la réalité ! Ainsi vous maitriserez mieux votre temps.

4.      Prévoir un pense-bête pour ne rien oublier

Utilisez une To-Do liste pour ne rien oublier et pour éviter la procrastination.

La to-do liste est une liste de tâches à réaliser dans la journée.

Utiliser une To-Do liste est utile mais pas forcément indispensable et ne doit pas se substituer à votre planning. Elle doit vous servir de rappel ou de pense-bête.

Elle a une vraie utilité si elle est bien conçue et elle peut vous permettre d’être efficace.

Cette liste doit concerner uniquement vos tâches à effectuer dans la journée et listées par ordre de priorité. Elle ne doit pas contenir plus de 3 à 4 « grosses » tâches. Au-delà, il y a peu de chance que vous réussissiez à faire toutes vos tâches dans la journée, ce qui engendrera de la frustration et de la démotivation !

Identifiez donc les 3 ou 4 grosses tâches prioritaires à réaliser dans votre journée et listez-les par ordre de réalisation.

Cochez ou barrez chaque tâche réalisée pour constater avec satisfaction l’achèvement de vos tâches !

5.      (Bien) Déléguer !

Savoir gérer son temps, c’est aussi apprendre à déléguer !

Vous devez réaliser des tâches répétitives ou sans valeur ajoutée ? Pensez à déléguer !

Vous devez vous acquitter d’actions que vous n’aimez pas ? Pensez à déléguer !

Vous n’avez pas le temps ? Pensez à déléguer !

Mais, pour ne pas être déçu par les résultats obtenus, il est essentiel là encore de prendre le temps de préparer votre délégation :

Faire une demande précise.

Choisir la personne adéquate, celle qui a le temps et les compétences.

S’assurer que cette personne a toutes les ressources nécessaires à sa disposition.

Définir les résultats attendus et le délai.

Clarifier quand et comment communiquer pendant toute la phase de délégation.

Donc, à condition de dépasser votre besoin de contrôle ou votre peur de l’erreur, tout se passera bien 😉

 Et ainsi, vous pourrez consacrer votre temps à la réalisation de tâches plus importantes !

En conclusion, vous voilà maintenant prêt(e) pour gérer votre temps, organiser votre travail et augmenter votre efficacité professionnelle !

Si vous vous sentez démuni(e) seul(e) pour s’organiser efficacement au travail, il existe des coachings ou des formations en gestion du temps qui pourront vous aider à augmenter votre efficacité.

Contactez-nous !

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